Моя ХАТА

Как организовать контроль торговых представителей

Контроль торговых представителей работающих на выезде торговых представителей (ТП) является краеугольным камнем при оценке эффективности маркетинговой политики. Без этого инструмента трудно определить влияние цены и ассортимента на уровень продаж. Сейчас компании могут выбирать между контролем традиционными методами и с помощью специализированного оборудования на основе GPS-трекинга.

Последствия бесконтрольности торговых представителей

Пренебрежение контролем над сотрудниками приводит к снижению производительности их труда и уменьшению исполнительности. У торговых представителей это приводит к тому, что работник часто принимает заказы у себя дома по телефону без личного контакта с клиентами.

Без контроля маршрута воровства топлива не избежать

Без контроля маршрута воровства топлива не избежать

Это приводит к следующим последствиям:

  1. Не производится контроль выкладки продукции на полках.
  2. Воровство топлива из-за сокращения длительности маршрута.
  3. Падение процента выполнения торговых заданий, реализация которых требует живого разговора с клиентом и применения навыков продаж.
  4. Падает объем заказов, так как ТП не видит отсутствия своей продукции на полках.
  5. В телефонном режиме заказчик плохо контролирует объем заказа, что осложняет последующие взаиморасчеты.

Усугубляется ситуация с бесконтрольностью тем, что указанные негативные последствия проявляются одновременно и усиливают эффект друг друга. Для их предотвращения применяются традиционные «полевые» и современные цифровые методы контроля.

«Полевые» способы контроля торговых представителей

Никакие аппаратные методы и цифровые методы не заменят полностью контроля ТП путем объезда его торговых точек. Без этого инструмента можно получать от сотрудника формальные отписки и никогда не узнать о реальных причинах падения продаж на маршруте.

Бесконтрольные торговые агенты проводят рабочее время неэффективно

Бесконтрольные торговые агенты проводят рабочее время неэффективно

Мониторинг можно производить:

  • за день до объезда работником магазинов;
  • посещать точки совместно с ТП;
  • делать объезд магазинов после посещения их торговым представителем.

Предварительный осмотр магазинов позволяет:

  • оценить наличие своей продукции на полках, правильность её выкладки;
  • узнать размер остатков;
  • определить реальную продолжительность объезда торговых точек.

Этот способ целесообразно применять после переформатирования маршрута и для оценки навыков продаж нового сотрудника.

Совместные поездки позволяют:

  • оценить личностные, коммуникативные качества работника и его навыки продаж;
  • определить компетентность ТП и знание им ассортимента;
  • выявить потребность в проведении обучающего тренинга.

Объезды точек на следующий день после торгового агента помогают:

  • выявить обман в отчетах о посещении магазинов;
  • узнать были ли предложены новинки;
  • выяснить ценовую политику торговой точки;
  • узнать мнение заказчиков о сотрудничестве с компанией и конкретным агентом;
  • оценить приложенные усилия для выполнения спецзадач.

Объезжать рабочие маршруты супервайзеры должны раз в 1-2 месяца, в зависимости от эффективности работы сотрудников. При этом для объективной оценки достаточно посетить лишь наименее эффективные и удаленные магазины, но не менее 50% их количества.

 Проверка выкладки и наличия товара на полках магазина

Проверка выкладки и наличия товара на полках магазина

Обязательными этапами посещения супервайзерами торговых точек являются:

  1. Подготовка к аудиту.
  2. Визуальный осмотр торговой точки.
  3. Знакомство с персоналом магазина.
  4. Тщательный осмотр витрин и определение остатков своей продукции.
  5. Сбор информации о ТП и удобства сотрудничества с компанией.
  6. Завершение визита.
  7. Анализ информации и её обсуждение с торговым представителем.

Помимо «полевых» методов контроля, которые позволяют оценить эффективность работы агентов, используются другие способы, предполагающие применение технических средств.

Ежедневный фотоотчет

С помощью фотоотчета супервайзер может контролировать такие параметры работы ТП:

  • время в дороге;
  • количество посещений в день;
  • время нахождения в торговой точке.

Эффективность ежедневного фотоотчета для контроля агентов не всегда оправдывает ожидания.

 Фотоотчет при посещении клиентской торговой точки

Фотоотчет при посещении клиентской торговой точки

Работники могут установить дома программы для изменения мета-тэгов изображений. Они позволяют фальсифицировать фотографии дома из заранее сделанных снимков, подставляя дату, время и прочую информацию.

Поэтому эффективность фотоотчетов проявляется лишь в краткосрочной перспективе и снижается вследствие изворотливости ТП.

Контроль по телефону

Контролировать ТП в телефонном режиме можно, но этот метод не добавляет доверия в отношения с супервайзером. Единственной возможностью оценить местонахождение сотрудника является требование передать трубку работнику торговой точки, в которой находится агент. Но ТП всегда может сослаться на дорожную обстановку, потерю связи и прочие непредвиденные обстоятельства.

Торговые представители могут уклоняться от контроля по телефону

Торговые представители могут уклоняться от контроля по телефону

Несмотря на все минусы этого метода, телефонный контроль следует иногда применять для того, чтобы торговый агент осознавал возможность проверки и не отвлекался с маршрута по личным делам.

Общение с клиентами по телефону не следует представлять, как проверку работника. Можно просто обсудить текущие вопросы и наличие жалоб.

Возможности сетевого и GPS-оборудования для контроля торговых представителей

Принципиальная схема работы простого GPS-трекера

Технические средства определения месторасположения давно используются в быту для контроля родителей над детьми.

Принципиальная схема работы простого GPS-трекера

 В торговой сфере GPS-трекинг позволяет гораздо больше и дает супервайзеру такие возможности по наблюдению за работниками на маршруте:

  • отображение местонахождения ТП в реальном времени;
  • просмотр прохождения дневного маршрута со временем задержки в каждой точке;
  • учет посещения магазинов.

С целью автоматизации торговли цифровая техника агента (планшет, смартфон) может быть интегрирована в учетную систему компании через интернет. Преимущество такой системы в том, что ТП может видеть остатки на складе в реальном времени и сразу резервировать продукцию под клиента. Это позволяет гарантировать доставку в оговоренные сроки. Кроме того, отображение сделок резервирования товара в учетной системе является дополнительным элементом контроля посещаемости магазина ТП.